Et bytte av regnskapsfører handler mest om god planlegging: hva som står i dagens avtale, hvem som har tilgang til regnskapsprogrammet, og når ansvaret går over. Her er en nøktern gjennomgang av hva du bør tenke på.
Bedriften har vokst og trenger flere tjenester, for eksempel lønn, MVA eller rådgivning.
Du ønsker et annet regnskapsprogram eller bedre tilgang til egne tall.
Kommunikasjon, oppfølging eller pris svarer ikke lenger til forventningene.
Du vil sammenligne dagens avtale med andre tilbud før en ny periode.
Slik bytter du regnskapsfører – steg for steg
Les dagens avtale – Sjekk oppsigelsestid, hva som er avtalt om utlevering av materiale, og om det er utført arbeid som ikke er fakturert ennå.
Beskriv behovet og innhent tilbud – Skriv ned bedriftsform, omtrentlig antall bilag, ansatte, regnskapsprogram og hvilke tjenester du trenger, slik at tilbudene blir sammenlignbare.
Kontroller ny regnskapsfører – Sjekk at regnskapsføreren eller regnskapsforetaket er oppført som godkjent i Finanstilsynets virksomhetsregister før du inngår avtale.
Inngå ny avtale og avtal overtakelsestidspunkt – Avklar hvilken periode ny regnskapsfører tar over fra, og hvem som avslutter pågående terminer og rapporteringer.
Si opp og sørg for overlevering – Si opp skriftlig, og avtal hvordan regnskapsmateriale, tilganger og eventuelle fullmakter overføres til den nye regnskapsføreren.
Sjekkliste for overlevering
Tilgang til regnskapsprogrammet (eller eksport av regnskapsdata)
Saldobalanse og siste avsluttede periode
Innleverte MVA-meldinger og a-meldinger
Fjorårets årsregnskap og skattemelding
Oversikt over åpne poster, avtaler og faste rutiner
Fullmakter i Altinn som skal endres eller fjernes
Godkjenning kan kontrolleres i Finanstilsynets virksomhetsregister.
Du kan bytte når avtalen din tillater det. Mange velger å bytte ved et periodeskifte, for eksempel etter en MVA-termin eller ved årsskiftet, fordi det gir et tydelig skille for hvem som har ansvaret for hva.
Hva skjer med regnskapsmaterialet ved bytte?
Regnskapet tilhører bedriften. Avtal med nåværende regnskapsfører hvordan materiale og tilganger overleveres, og sørg for at det fortsatt oppbevares i tråd med bokføringsreglene.
Må jeg si opp før jeg har funnet en ny regnskapsfører?
Nei. Det er vanlig å innhente og sammenligne tilbud først, og si opp når ny avtale og overtakelsestidspunkt er avklart.
Hva koster det å bytte?
Det avhenger av avtalene. Sjekk om dagens regnskapsfører har ufakturert arbeid eller tar betalt for overlevering, og be den nye om å spesifisere eventuell oppstartskostnad i tilbudet.
Hvordan sjekker jeg at den nye regnskapsføreren er godkjent?
Søk opp regnskapsføreren eller foretaket i Finanstilsynets virksomhetsregister før du inngår avtale. Registrering i Brønnøysundregistrene alene er ikke dokumentasjon på godkjenning.
Hva koster det å bruke Regnskapsanbud.no?
Det er gratis og uforpliktende for bedriften å sende en forespørsel. Du velger selv om du vil gå videre med noen av tilbudene.